Mail server adalah layanan internet berbasis cloud untuk mengumpulkan dan mengirim data informasi dalam bentuk email, yang menggunakan domain email khusus / domain email pribadi. Signature ini dibutuhkan untuk menambah dan mengatur informasi nama, jabatan, alamat serta nomor telepon Anda. Jika Anda sedang bepergian selama beberapa hari dalam kondisi tidak dapat mengakses email, signature ini dapat memberitahu orang yang mengirim email kepada Anda, bahwa Anda belum bisa dihubungi selama periode waktu tertentu sesuai dengan pengaturan yang Anda buat.
Cara Kerja Mail Server
Ketika seseorang mengirim email, maka email yang telah selesai ditulis akan disimpan ke sebuah media penyimpanan mail server. Pada saat mengirimkan email, biasanya perlu dilampirkan keterangan alamat penerima, alamat pengirim, tanggal serta waktu pengiriman. Data inilah kemudian dikumpulkan dan dikelompokkan oleh sistem mail server agar penerima email dapat mengakses data yang dikirimkan. Selanjutnya, data dan informasi dari mail server akan ditampilkan dalam bentuk email melalui web, mobile web, mobile apps, maupun browser penerima email.
Keuntungan Menggunakan Server Mail
Beberapa keuntungan menggunakan server mail untuk perusahaan sebagai berikut :
- Memiliki alamat email khusus untuk keperluan bisnis.
- Email hosting dapat digunakan sebagai media promosi dan penyampaian info / berita terbaru perusahaan Anda kepada banyak penerima email secara langsung melalui pengiriman newsletter promotion kepada contact email yang dimiliki database perusahaan.
- Dengan mail server sendiri, perusahaan akan mendapatkan keuntungan berupa unlimited user untuk pengguna nama domain mail tersebut, bandwidth, storage, keamanan terenkripsi, dll.
- Keamanan data lebih terjaga, karena Anda tahu dimana data center dan server berada. Jika terjadi error atau masalah, Anda dapat segera menghubungi support penyedia layanan mail server tersebut. Selain itu, data internal perusahaan tidak akan mudah bocor.
Kerugian Bila Tidak Memiliki Mail Server
Jika perusahaan Anda tidak memakai mail server, maka data yang tersimpan pada server yang entah dimana akan mudah terkena hack. Selain itu, jika media penyimpanan email Anda penuh, perlu mengeluarkan dana tambahan untuk membeli & mengupgrade storage yang dimiliki email tersebut. Belum lagi, jika terjadi kendala server utama mail server down, Anda tidak dapat mengakses email sama sekali.
Itulah keuntungan dan kerugian jika perusahaan Anda memiliki mail server. Hal yang perlu dilakukan adalah mempercayakan mail server kepada provider layanan yang tepat.